¿Qué puede hacer quien tiene el certificado digital de tu empresa?
Actuar como la empresa ante la Administración: presentar impuestos, recibir notificaciones y firmar trámites y, con el de administrador único o solidario, también contratar en su nombre. El Banco de España recuerda que la identificación electrónica tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita. Quien lo tiene, firma por la sociedad.
| Certificado | Para quién | Para qué |
|---|---|---|
| Administrador único o solidario | Sociedades anónimas y limitadas cuyo administrador único o solidario está inscrito en el Registro Mercantil | Relaciones con las Administraciones y contratación de bienes o servicios de su tráfico ordinario |
| Representante de persona jurídica | Otras formas de representación: administradores mancomunados, consejeros delegados o apoderados con poder para pedirlo, entre otras | Relaciones con las Administraciones y otros usos admitidos entre las partes |
| Entidad sin personalidad jurídica | Personas que representan a entidades sin personalidad jurídica | Ámbito tributario y otros admitidos por la ley |
La empresa no puede prescindir de él: según el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, las personas jurídicas están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos para cualquier trámite, y también quien las represente. Por eso el certificado acaba circulando entre la dirección, la administración y la gestoría, y por eso conviene saber en todo momento dónde está.
2 años
de validez y 14 euros sin impuestos: lo que dura y lo que cuesta el certificado de representante de persona jurídica de la FNMT, a octubre de 2026. Caduca, y quien lo renueve tiene que saber dónde quedó instalado el anterior.
¿Qué riesgos tiene ceder el certificado digital de la empresa a la gestoría?
El Banco de España enumera tres: que se hagan trámites en tu nombre sin tu consentimiento, que suplanten tu identidad y que las medidas de seguridad de tu gestor no sean tan exhaustivas como las tuyas y sea más fácil robarlo. Y dice que ya ha detectado anomalías en el uso de los certificados.
La FNMT, que emite los certificados, va más lejos en sus recomendaciones de custodia: sus certificados «son personales e intransferibles», cualquier operación con ellos es responsabilidad del titular, y en los de representante la custodia corresponde también a la entidad representada. Por eso recomienda «encarecidamente que el certificado no se entregue a terceros» (FNMT, custodia de los certificados).
La misma página recoge que una nota de la Secretaría de Estado para el Avance Digital, de mayo de 2019, establece que transferir la posesión o revelar las claves de un certificado electrónico «no es conforme con la legislación vigente», y que cualquier delegación de su uso en otra persona «queda bajo su responsabilidad, eximiendo o limitando la del Prestador de Servicios de Confianza», es decir, la de quien lo emitió.
¿Cómo se autoriza a la gestoría sin darle el certificado de la empresa?
Con un apoderamiento: la empresa inscribe un poder a favor de la gestoría, y la gestoría hace los trámites con su propio certificado, en nombre de la empresa. En la Agencia Tributaria se otorga por internet con firma electrónica, en persona en una delegación o con documento notarial, y se puede limitar a trámites concretos.
| Qué cambia | Ceder el certificado | Apoderar a la gestoría |
|---|---|---|
| Quién firma | La gestoría, como si fuera tu empresa | La gestoría, como representante, con su propio certificado |
| Qué queda registrado | Que actuó tu empresa | El poder inscrito: quién lo da, a quién, desde cuándo, para qué y por cuánto tiempo |
| Alcance | Todo lo que permita el certificado, ante cualquier organismo | Lo que diga el poder: trámites concretos, un organismo o todos |
| Duración | Hasta que caduque o lo revoques | Como máximo 5 años, prorrogables |
| Cómo se retira | Revocar el certificado y pedir uno nuevo | Revocar el poder, en cualquier momento |
| Si atacan a la gestoría | Se llevan la firma de tu empresa | Se llevan el certificado de la gestoría; revocas el poder y deja de valer para tu empresa |
En palabras de la Agencia Tributaria, el apoderamiento permite que la persona apoderada «pueda realizar por Internet, con su propio certificado electrónico de usuario», los trámites tributarios de quien le dio el poder (AEAT, forma y procedimiento). Hay tres formas de otorgarlo: por internet con la firma electrónica de la empresa, en persona en una delegación o administración de la Agencia Tributaria con el formulario oficial, o con un documento público o privado con firma legitimada ante notario.
Puedes elegir trámite a trámite o dar poder para categorías enteras: los trámites que exigen acreditar la representación según el artículo 46.2 de la Ley General Tributaria, la consulta de datos, la recepción de notificaciones y el pago de deudas con cargo a cuentas de la empresa (AEAT, ámbito objetivo). Cuanto más acotado sea el poder, menos se puede hacer con él si algo sale mal.
¿Dónde se inscriben los apoderamientos ante la Administración?
Según el artículo 6 de la Ley 39/2015, cada Administración tiene un registro electrónico general de apoderamientos; en el Estado es el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado. Además, cada organismo puede tener el suyo: la Agencia Tributaria lleva su propio registro para los trámites tributarios por internet.
| Tipo de poder | Qué permite | Cuándo encaja |
|---|---|---|
| General | Actuar en nombre de la empresa en cualquier actuación y ante cualquier Administración | Pocas veces le hace falta a una gestoría |
| Ante una Administración u organismo | Cualquier actuación ante ese organismo concreto | La gestoría que lleva tus impuestos |
| Para trámites concretos | Solo los trámites especificados en el poder | Un asesor para un trámite puntual |
La Agencia Tributaria describe su registro como el que permite inscribir los poderes de personas físicas y jurídicas «para la realización de gestiones en materia tributaria por Internet» (AEAT, nociones generales). No sirve para todo: para otros organismos, pregunta a tu gestoría qué registro usa en cada trámite. El artículo 6.2 de la ley exige que todos los registros de apoderamientos sean interoperables y permitan comprobar la representación en el Registro Mercantil o en los protocolos notariales.
¿Cuánto dura un apoderamiento y cómo se revoca?
Hasta cinco años desde su inscripción, prorrogables, según el artículo 6.6 de la Ley 39/2015; la Agencia Tributaria lo aplica desde el 2 de abril de 2021. Puedes revocarlo en cualquier momento, y en la Agencia Tributaria la revocación surte efecto desde que se le comunica de forma fehaciente.
Día 0
Otorgas el poder
Por internet con firma electrónica, en persona en una delegación o con documento notarial.
Mientras esté vigente
La gestoría actúa con su propio certificado
Lo consultas en la sede, en «Consulta, prórroga y revocación de apoderamientos otorgados».
Dos meses antes de caducar
Se puede prorrogar
La empresa, desde la sede; también la gestoría, con una declaración responsable de que el poder no se ha revocado.
A los 5 años
Pierde su efectividad si no se ha prorrogado
Cualquier día
Revocas el poder
Surte efecto desde que se comunica a la Agencia Tributaria.
Fuente: Agencia Tributaria, Registro de apoderamientos, «Prórroga», consultado el .
La revocación se hace por las mismas vías que el otorgamiento: en la sede con la firma electrónica de la empresa, en persona con el formulario oficial o con documento notarial (AEAT, revocación). Hasta entonces, el poder inscrito sigue «plenamente vigente» mientras no se revoque ni venza su plazo.
¿La gestoría anterior tiene apoderamientos de tu empresa?
- Sí
- Revócalos en la sede de la Agencia Tributaria y en los demás organismos donde los tenga.
- No
- Sigue al paso 2.
¿Le diste el certificado o lo instalaste en sus equipos?
- Sí
- Revoca el certificado y pide uno nuevo.
- No
- Sigue al paso 3.
Otorga a la nueva gestoría solo los poderes de los trámites que vaya a llevar.
Anota los cambios en el registro del certificado, con fecha.
¿Dónde debe estar instalado el certificado digital de la empresa?
En los menos equipos posibles, con contraseña y sabiendo cuáles son. La FNMT ofrece pasarlo a una tarjeta criptográfica con lector para dar más seguridad a su uso y custodia, y recomienda hacer una copia de seguridad al descargarlo. Esa copia, protegida con contraseña, se guarda donde solo llegue quien lo custodia.
| Situación | Si roban el equipo | Si alguien lo copia | Veredicto |
|---|---|---|---|
| Instalado en el navegador de varios ordenadores | Quien use cualquiera de ellos puede firmar | No sabes cuántas copias hay | Evitar |
| Instalado en un solo ordenador, con contraseña al usarlo | Necesitan también esa contraseña | Una sola copia, localizada | Aceptable |
| En una tarjeta criptográfica con lector | Sin la tarjeta y su PIN no se firma | La FNMT la propone para mejorar la custodia | Lo mejor para quien firma a menudo |
| Fichero de copia en una carpeta compartida o en el correo | Da igual el equipo: está en la carpeta | Cualquiera con acceso a esa carpeta o buzón | Nunca |
Si roban o pierdes el portátil donde estaba instalado, revoca el certificado aunque el equipo tuviera contraseña: la FNMT pide revocarlo si se ha extraviado. Qué más hacer ese día, en te han robado el portátil de la empresa. Y el PIN o la contraseña del certificado, en el gestor de contraseñas de la empresa, no en un pósit junto al lector.
¿Cuándo hay que revocar el certificado digital de la empresa?
La FNMT pide revocarlo cuando creas que puede haberse copiado, que otra persona conoce su PIN o si se ha perdido. Una empresa suma dos casos: cuando se va quien lo custodiaba y cuando cambias de gestoría después de habérselo dado. Revocar lo invalida antes de la fecha de caducidad que figura en él.
| Situación | ¿Revocar? | Cómo |
|---|---|---|
| Crees que se ha copiado | Sí, lo pide la FNMT | En línea, si aún lo tienes |
| Otra persona conoce el PIN | Sí, lo pide la FNMT | En línea |
| Se ha perdido o lo han robado con el equipo | Sí, lo pide la FNMT | En una oficina de acreditación, o por teléfono las 24 horas con el código de solicitud |
| Se va quien lo custodiaba | Sí, si lo tenía instalado o conocía el PIN | En línea, y pide uno nuevo |
| Cambias de gestoría y se lo habías dado | Sí | En línea, y apodera a la nueva |
| La gestoría solo tenía un apoderamiento | No: revoca el poder | En la sede de la Agencia Tributaria |
Para el resto de causas, la FNMT remite a su Declaración de Prácticas de Certificación. Y pone dos condiciones: la revocación solo puede pedirla una persona con facultades de representación suficientes, y solo durante el periodo de validez del certificado. Deja escrito quién es esa persona antes de necesitarla.
¿Cómo se revoca un certificado de representante de la FNMT?
De tres formas, según la FNMT: en su aplicación de anulación en línea, si aún tienes el certificado; en una oficina de acreditación, identificándote, si lo has perdido o te lo han robado; o por teléfono, las 24 horas, en el 917 406 848 o el 913 878 337, si conservas el código de solicitud.
¿Tienes todavía el certificado instalado o en la tarjeta?
- Sí
- Revócalo en la aplicación de anulación en línea de la sede de la FNMT.
- No
- Sigue al paso 2.
¿Conservas el código de solicitud que te dieron al pedirlo?
- Sí
- Llama al servicio de revocación telefónica, las 24 horas: 917 406 848 o 913 878 337.
- No
- Ve a una oficina de acreditación, identifícate y firma la solicitud de revocación.
Pide un certificado nuevo y anota en el registro qué se revocó, cuándo y por qué.
El código de solicitud es el que la FNMT envía por correo al terminar de pedir el certificado (FNMT, persona jurídica). Guárdalo con el resto de datos del certificado: es lo que te permite revocarlo por teléfono un domingo (FNMT, revocar).
¿Qué registro conviene llevar del certificado digital de la empresa?
Una ficha de una página: qué certificados tiene la empresa, a nombre de quién, en qué equipos o tarjetas están, quién conoce el PIN, cuándo caducan y qué apoderamientos hay en vigor y hasta cuándo. Se revisa una vez al año y cada vez que se va alguien con acceso o cambias de gestoría.
Cada certificado
- Tipo y titular
- Fecha de caducidad
- Equipos o tarjeta donde está instalado
- Dónde están la copia de seguridad y el código de solicitud
Personas
- Quién lo usa
- Quién conoce el PIN
- Quién puede pedir la revocación
Apoderamientos
- A quién, ante qué organismo y para qué trámites
- Fecha de fin y de prórroga
Revisión
- Fecha de la última revisión y de la próxima
- Revisión extra tras cada salida o cambio de gestoría
Este registro encaja en el inventario de equipos y en la checklist de baja de un empleado. Si un cliente o una aseguradora te pregunta cómo controlas los accesos, es una prueba más para tu dossier de evidencias. Y si tu empresa es la gestoría que custodia certificados de clientes, el otro lado de la mesa está en ciberseguridad para asesorías y gestorías.
Lo que esta guía no cubre
- Cómo se solicita el certificado paso a paso: está en la sede de la FNMT.
- Qué tipo de poder necesita tu caso: es una decisión jurídica que corresponde a tu gestoría o a tu abogado.
- Los certificados que emiten otros prestadores distintos de la FNMT.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal ceder el certificado digital a la gestoría?
No damos asesoramiento jurídico. Lo que publica la FNMT es que una nota de la Secretaría de Estado para el Avance Digital, de mayo de 2019, considera que transferir la posesión o revelar las claves de un certificado «no es conforme con la legislación vigente». La alternativa que no plantea dudas es el apoderamiento.
¿Puedo mandar el certificado por correo a la gestoría?
No conviene. La FNMT recomienda encarecidamente no entregarlo a terceros, y por correo el fichero queda en cada buzón por el que pasa. Si ya lo hiciste, revócalo, pide uno nuevo y apodera a la gestoría.
¿El apoderamiento de la Agencia Tributaria vale para la Seguridad Social?
No. El registro de la Agencia Tributaria sirve para los trámites tributarios por internet ante ella. La Ley 39/2015 permite que cada organismo tenga su propio registro de apoderamientos: pregunta a tu gestoría cuál usa en cada trámite.
¿Cuánto cuesta el certificado de representante de persona jurídica?
14 euros sin impuestos, con 2 años de validez, según la FNMT a octubre de 2026. El de administrador único o solidario es otro distinto, y la FNMT avisa de que esos administradores no deben pedir el de persona jurídica.
Fuentes
- Banco de España, Portal del Cliente Bancario, «Los riesgos de la cesión a terceros de nuestro certificado electrónico» (09-09-2025), consultado el
- FNMT-RCM, «1714 - Recomendaciones sobre la custodia de los certificados», consultado el
- FNMT-RCM, «Certificado Electrónico de Empresa»: los tres certificados de representante, consultado el
- FNMT-RCM, «Representante de Persona Jurídica»: quién lo pide, precio, validez y tarjeta criptográfica, consultado el
- FNMT-RCM, «Anular/Revocar Certificado» de representante, consultado el
- Agencia Tributaria, Registro de apoderamientos, «Nociones generales» (actualizada el 17-04-2026), consultado el
- Agencia Tributaria, Registro de apoderamientos, «Forma y procedimiento», consultado el
- Agencia Tributaria, Registro de apoderamientos, «Ámbito objetivo» (actualizada el 17-04-2026), consultado el
- Agencia Tributaria, Registro de apoderamientos, «Revocación», consultado el
- Agencia Tributaria, Registro de apoderamientos, «Prórroga», consultado el
- BOE, Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, arts. 6 y 14, consultado el
Registro de cambios
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