¿Hace Google copia de seguridad de tu Google Workspace?
Google mantiene el servicio funcionando, pero recuperar lo que tu empresa borra tiene plazo: 30 días de papelera y 25 más para el administrador, según su propia ayuda. Lo que se descubre después, o lo que borra una cuenta robada sin que nadie lo vea a tiempo, queda fuera. Esa parte te toca a ti.
Es el modelo de responsabilidad compartida de los servicios en la nube. La guía #StopRansomware de CISA, la agencia de ciberseguridad de Estados Unidos, pide revisar ese modelo para saber qué protección corresponde al cliente, y recomienda copiar los datos a menudo, fuera de línea o de nube a nube. La guía de copias de seguridad de INCIBE lo dice para cualquier aplicación en la nube: no da «una garantía total de recuperación de datos en caso de pérdida», y por eso hace falta una copia adicional.
¿Cuánto tiempo se puede recuperar un correo borrado en Google Workspace?
Cincuenta y cinco días como mucho. El usuario lo recupera de la papelera durante 30 días; después, el administrador puede restaurarlo desde la Consola de administración durante 25 días más, que empiezan a contar a los 30 del borrado. Pasado ese margen, según la ayuda de Google, ni el administrador ni Google pueden restablecerlo.
Día 0
Alguien borra el correo
Va a la papelera de Gmail.
Días 1 a 30
El usuario lo recupera de la papelera
Sin ayuda del administrador.
Día 30
Se borra de forma permanente de la papelera
Ni el usuario ni el administrador pueden ya sacarlo de ahí.
Días 31 a 55
El administrador puede restaurarlo
Con la herramienta Restaurar datos de la Consola de administración, eligiendo un periodo dentro de los últimos 25 días.
Día 55
Irrecuperable con las herramientas de Google
Ni el administrador ni Google pueden restablecerlo. Queda lo que haya en una copia propia o, si lo retenía Google Vault, una exportación.
Fuente: Ayuda de Google Workspace, «Cómo restablecer el correo electrónico de un usuario borrado de forma permanente» (actualizada el 15-10-2026), consultado el .
Dos detalles de la ayuda de Google sobre el correo borrado cambian la cuenta. El margen de 25 días vale para mensajes de cualquier antigüedad: lo que cuenta es cuándo se borró, no cuándo llegó. Y la restauración no se puede detener ni pausar una vez lanzada, y puede tardar varios días en aparecer en la cuenta: tenlo en cuenta si alguien espera ese correo para una reclamación.
¿Cuánto tiempo se pueden recuperar los archivos borrados de Drive en Google Workspace?
Un archivo borrado pasa 30 días en la papelera de Drive y después se elimina solo. Cuando sale de la papelera, porque alguien la vació o por ese plazo, el administrador tiene 25 días para restaurarlo. No recupera archivos sueltos: restaura todo lo borrado en el periodo elegido, y vuelve sin compartir.
| Qué se borró | Plazo | Quién lo recupera | Cómo |
|---|---|---|---|
| Un correo, que está en la papelera de Gmail | 30 días | El propio usuario | Desde la papelera |
| Un correo borrado de forma permanente | 25 días más | El administrador | Restaurar datos, en la Consola de administración |
| Un archivo, que está en la papelera de Drive | 30 días | El propio usuario | Desde la papelera |
| Un archivo que ya salió de la papelera | 25 días | El administrador | Restaurar datos: todo lo borrado en el periodo elegido, no archivos sueltos |
| Los archivos de Drive de una cuenta borrada | 20 días desde que se borró la cuenta | El administrador | Restableciendo los archivos de ese usuario |
| Una cuenta de usuario entera | 20 días | El administrador | Restableciendo al usuario, si hay una licencia disponible |
La ayuda de Google sobre Drive añade límites que conviene saber antes de necesitarlos. Solo puede haber un proyecto de restauración en marcha a la vez. La restauración se para si el usuario o la organización llegan a su límite de almacenamiento. Y los archivos vuelven a su sitio pero sin compartir: el usuario tiene que volver a dar acceso a quien los usaba. Por eso Google aconseja preguntar antes cuándo se borró, para restaurar lo menos posible.
¿Qué no puede recuperar el administrador de Google Workspace?
Lo que lleva más de 25 días borrado de forma permanente, los mensajes borrados del spam, los borradores, las etiquetas borradas y lo que sigue en la papelera del usuario, según la ayuda de Google. Tampoco una cuenta borrada hace más de 20 días. Para eso queda una copia propia.
- Datos borrados de forma permanente hace más de 25 días.
- Mensajes borrados de la carpeta de spam.
- Borradores de correo borrados.
- Etiquetas borradas, o la organización de etiquetas anidadas.
- Lo que está en la papelera del usuario: eso lo recupera el propio usuario.
- Una cuenta de usuario borrada hace más de 20 días: pasado ese plazo, sus datos se borran y no se pueden restablecer.
Lo último es lo que más sorprende en una pyme. La ayuda de Google sobre usuarios borrados da 20 días para restablecer la cuenta de alguien, con sus datos, y exige tener una licencia libre para hacerlo. Si cuando una persona se fue se borró su cuenta para ahorrar la licencia, a las tres semanas su correo y su Drive ya no existen. La guía de bajas de empleados cuenta cómo cerrar los accesos sin perder los datos.
¿Sirve Google Vault como copia de seguridad de Google Workspace?
No para volver atrás. Vault conserva los datos que cubren sus reglas de retención y permite buscarlos y exportarlos, también pasados los 25 días. La ayuda de Google es clara: no puedes restablecer esos datos directamente en la cuenta de Gmail ni en el Drive del usuario. Sirve para encontrar, no para restaurar.
| Herramienta | Qué hace | Hasta cuándo | Devuelve los datos a su sitio |
|---|---|---|---|
| Papelera del usuario | Deshace un borrado reciente | 30 días | Sí |
| Restaurar datos, del administrador | Recupera lo borrado de forma permanente | 25 días más | Sí, todo el periodo elegido |
| Google Vault | Conserva según reglas de retención y conservaciones, y permite buscar y exportar | Lo que digan sus reglas | No: exporta, no restablece en la cuenta |
| Copia propia | Guarda versiones de días anteriores fuera de la cuenta | Lo que configures | Según la herramienta: pruébalo antes de contratar |
Vault no es inútil. Si tu organización lo usa, la propia ayuda de Google recomienda que un usuario de Vault conserve los datos de la persona afectada antes de restaurar, para que no se borren mientras tanto. Pero conservar no es volver a un día concreto, que es lo que necesitas cuando alguien borra una carpeta y nadie lo nota hasta el cierre del trimestre.
¿Cuándo se pierden datos en Google Workspace aunque Google funcione?
Cuando el problema es tuyo y se descubre tarde: un borrado que nadie nota en dos meses, una cuenta robada que vacía buzón y papelera, la cuenta borrada de alguien que se fue, o un correo antiguo que hace falta en una disputa. En los cuatro casos Google funciona y el dato no está.
| Situación | Papelera del usuario | Restaurar datos del administrador | Copia propia fuera de la cuenta |
|---|---|---|---|
| Correo borrado hace una semana | Sí | No hace falta | Sí |
| Carpeta de Drive borrada hace tres meses | No | No: pasaron los 55 días | Sí, si la copia conserva ese día |
| Una cuenta robada vacía la papelera y el buzón | No | Sí, si se detecta dentro de los 25 días | Sí |
| Baja de un empleado, con la cuenta borrada hace un mes | No | No: pasaron los 20 días | Sí, si la copia incluía esa cuenta |
| Borradores o spam borrados | No | No: Google no los restablece | Según lo que copie la herramienta |
El caso de la cuenta robada se previene con lo que cuenta la guía de seguridad de Google Workspace: verificación en dos pasos obligatoria y alertas cuando alguien empieza a reenviar correo fuera. Si ya ha pasado, el orden de los pasos está en cómo recuperar una cuenta de correo robada.
¿Qué tiene que incluir una copia de seguridad de Google Workspace?
Todo lo que tu empresa usa para trabajar: Gmail, Drive y las unidades compartidas, y los calendarios y contactos si dependes de ellos. Además, versiones de días anteriores durante el tiempo que necesites volver atrás, la opción de recuperar un elemento suelto y una prueba de restauración con fecha que demuestre que funciona.
Qué se copia
- El Gmail de todas las cuentas, también el de quien ya no está
- El Drive de cada persona y las unidades compartidas
- Calendarios y contactos, si el trabajo depende de ellos
- Las cuentas nuevas, sin tener que acordarse de añadirlas
Cómo se recupera
- Un correo o un archivo suelto, sin restaurar un periodo entero
- Un buzón o una unidad entera, a un día concreto
- A su sitio o a otra cuenta, sin pisar lo actual
Cuánto tiempo y dónde
- Versiones de días anteriores durante el tiempo que decidas, por escrito
- Fuera del Google Workspace que protege
- Con credenciales distintas de las de administración del día a día
Prueba
- Una restauración de prueba con fecha, cambiando cada vez lo que se restaura
- Un acta con lo restaurado, el tiempo que llevó y quién lo hizo
Cuánto puede tardar esa restauración y desde qué día tiene que recuperar los datos son el RTO y el RPO de tu correo. Cómo fijarlos y cómo probar que se cumplen está en la guía del RTO y el RPO.
¿Dónde debe guardarse la copia de seguridad de Google Workspace?
Fuera de la cuenta que protege y con otras credenciales. Una copia dentro del mismo Google Workspace, o que se abre con la misma cuenta de administración, cae con ella si roban esa cuenta. CISA aconseja valorar otra nube para las copias, por si todas las cuentas de un proveedor se ven afectadas.
Es la regla 3-2-1 que explica la guía de copias de seguridad, llevada a la nube. INCIBE la resume así en su guía: tres copias de cada fichero importante, en dos soportes distintos y con una fuera de la empresa. En Google Workspace, el original está en Google; la copia, en otro servicio y fuera del alcance de las credenciales del día a día. La ayuda de Google añade un caso que pocos prevén: no se puede restablecer a un usuario si el dominio ya no está disponible o se ha transferido a otra cuenta. Qué pasa cuando caduca, en la guía del dominio de empresa caducado.
Si usas Microsoft 365 en vez de Google, los plazos cambian y la lógica no: los tienes en la guía de la copia de seguridad de Microsoft 365. Si no sabes qué cubre hoy tu copia, o si la tienes, cuéntanos tu caso.
Lo que esta guía no cubre
- La configuración de seguridad de Google Workspace (verificación en dos pasos, archivos compartidos, aplicaciones de terceros): la cubre la guía de seguridad de Google Workspace.
- Qué herramienta de copia elegir: depende de tu edición de Google Workspace y de cuántas cuentas tengas.
- Cuánto tiempo hay que conservar cada correo por ley, que depende del tipo de documento y no de la herramienta.
Preguntas frecuentes
¿Google hace copias de seguridad de mis datos de Google Workspace?
Mantiene el servicio, pero lo que tu empresa borra solo se recupera dentro de sus plazos: 30 días de papelera y 25 más para el administrador. Fuera de ellos, según su ayuda, ni el administrador ni Google pueden restablecerlo.
¿Puedo recuperar un correo borrado hace dos meses en Google Workspace?
Con las herramientas de Google, no: 30 días de papelera más 25 de margen del administrador suman 55, menos de dos meses. Solo si tenías una copia propia que conserve ese día, o si Google Vault lo retenía; y entonces se exporta, no se restablece en la cuenta.
¿Restaurar datos recupera un archivo concreto de Drive?
No. Según la ayuda de Google, restaura todo lo borrado en el periodo que eliges, no archivos ni carpetas sueltos. Por eso conviene preguntar al usuario cuándo lo borró y elegir el periodo más corto posible.
Fuentes
- Ayuda de Google Workspace, «Cómo restablecer el correo electrónico de un usuario borrado de forma permanente» (actualizada el 15-10-2026), consultado el
- Ayuda de Google Workspace, «Recupera archivos y carpetas borrados de usuarios de Drive» (actualizada el 15-10-2026), consultado el
- Ayuda de Google Workspace, «Restablece un usuario que se borró recientemente», consultado el
- INCIBE, «Copias de seguridad: una guía de aproximación para el empresario» (2018), consultado el
- CISA, #StopRansomware Guide (septiembre de 2023), consultado el
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