¿Hace Microsoft copia de seguridad de tu Microsoft 365?
Microsoft guarda varias copias de tus datos para que el servicio no se caiga, pero eso no es una copia de seguridad a la que volver. Según su documentación, en la nube eres responsable de tus datos y tus cuentas, y lo que borras solo se recupera dentro de unos plazos.
| Qué | Microsoft | Tu empresa |
|---|---|---|
| Los centros de datos, la red y los servidores físicos | Sí | — |
| Que el servicio esté disponible | Sí | — |
| Tus datos: qué se protege, quién los borra y cómo | — | Sí |
| Las cuentas: quién entra, altas y bajas | — | Sí |
| Recuperar lo borrado hace tiempo | Dentro de sus plazos | Sí, con copia propia |
Lo dice Microsoft en su página de responsabilidad compartida: «Para todos los tipos de implementación en la nube, posee sus datos e identidades», y es responsabilidad del cliente protegerlos; entre lo que siempre conserva están los datos y la gestión de las cuentas de usuario, incluida su eliminación. La guía #StopRansomware de CISA, la agencia de ciberseguridad de Estados Unidos, pide revisar ese modelo precisamente en entornos como Microsoft 365, y copiar los datos a menudo, fuera de línea o de nube a nube.
¿Cuánto tiempo guarda Microsoft 365 un correo eliminado?
Lo que borras va a Elementos eliminados. Cuando se vacía esa carpeta, o si borras con Mayús+Supr, el correo pasa a Elementos recuperables y se queda 14 días por defecto; el administrador puede ampliarlo hasta 30. Los elementos de calendario, 120 días. Después, según Microsoft, el elemento se quita de Exchange Online.
Día 0
Alguien borra el correo
Va a Elementos eliminados, donde sigue a la vista.
Al vaciar Elementos eliminados
Pasa a Elementos recuperables
Ya no se ve en la bandeja; el usuario lo recupera con «Recuperar elementos eliminados» en Outlook.
14 días después
Se purga
Es el periodo por defecto. El administrador puede subirlo hasta 30 días por buzón.
Después
Se quita de Exchange Online
Salvo que el buzón tenga una retención por litigio o una directiva de retención, que impiden la purga.
Fuente: Microsoft Learn, «Carpeta Elementos recuperables en Exchange Online», consultado el .
Dos matices de la documentación de Exchange Online. Con una retención por litigio o una directiva de retención de Microsoft 365, Exchange deja de purgar esos elementos, pensados para investigaciones y litigios; pero eso es conservar para encontrar, no devolver el buzón a como estaba un día. Y la carpeta Elementos recuperables tiene cuota, 20 GB de aviso y 30 GB de límite por defecto: si llega a la de aviso antes de que acabe el periodo de retención, borra primero lo más antiguo.
¿Cuánto tiempo se puede recuperar un archivo de OneDrive o SharePoint?
Noventa y tres días desde que se borra. En SharePoint se reparten entre la papelera del sitio y la de la colección de sitios; en OneDrive de empresa, los elementos de la papelera se eliminan solos a los 93 días, salvo que el administrador lo cambie. Después, el borrado es permanente.
| Qué | Dónde va | Plazo por defecto | Quién lo recupera |
|---|---|---|---|
| Correo de Exchange Online | Elementos recuperables, al vaciar Elementos eliminados | 14 días, ampliable a 30 | El usuario desde Outlook, o el administrador |
| Elemento de calendario | Elementos recuperables | 120 días | Como el correo |
| Archivo de SharePoint | Papelera del sitio y, después, la de la colección de sitios | 93 días en total | El usuario; en la segunda papelera, quien administra la colección |
| Archivo de OneDrive de empresa | Papelera de reciclaje | 93 días, salvo que el administrador lo cambie | El usuario |
| Cuenta de un usuario borrado, con su buzón | Usuarios eliminados | 30 días | El administrador |
| OneDrive de un usuario borrado | Queda a disposición de su responsable | 30 días por defecto, configurable | Su responsable o un propietario secundario |
La ayuda de SharePoint precisa que los 93 días empiezan a contar cuando eliminas el elemento de su ubicación original: si lo vacías de la papelera del sitio, pasa a la de la colección de sitios durante el resto del plazo, y después se elimina de forma permanente. La de OneDrive da los mismos 93 días para cuentas profesionales, frente a 30 en una cuenta personal.
¿Qué pasa con el correo y los archivos de un empleado que se va?
Si se borra su cuenta, hay 30 días para restaurarla con todos sus datos y el buzón completo, según Microsoft. Su OneDrive se conserva 30 días por defecto y luego pasa 93 en una papelera de la que solo se recupera con PowerShell. Una copia propia no depende de ese calendario.
Un escenario típico: alguien se va, se borra su cuenta para liberar la licencia y, cuatro meses después, hace falta un correo suyo con un cliente. Sin una retención activa, con los plazos de la restauración de usuarios de Microsoft ese buzón ya no se puede restaurar. La guía de bajas de empleados cuenta cómo cerrar los accesos el día de la salida sin perder los datos.
La documentación de OneDrive explica el resto: al borrar al usuario, la persona que figura como su responsable recibe acceso a su OneDrive durante el periodo de retención, 30 días por defecto, y Microsoft le avisa por correo, la última vez siete días antes de que termine. Las directivas de retención de Microsoft 365 tienen prioridad y pueden alargarlo o acortarlo.
¿Cuándo se pierde información en Microsoft 365 aunque Microsoft funcione?
En cuatro casos que no dependen de Microsoft: alguien borra algo y se descubre meses después; una cuenta robada borra o cifra contenido; se elimina la cuenta de quien se fue; o hace falta un correo antiguo para un cliente o un juicio. En los cuatro, el servicio funciona y el dato ya no está.
| Situación | Plazos de Microsoft | Una retención activa | Copia de seguridad propia |
|---|---|---|---|
| Un correo borrado hace una semana | Sí, desde Elementos eliminados o Elementos recuperables | Sí | Sí |
| Una carpeta de SharePoint borrada hace cinco meses | No: pasaron los 93 días | Se encuentra, pero no devuelve el sitio a un día | Sí, si la copia conserva ese día |
| Una cuenta robada que vacía el buzón | En parte, si se detecta dentro de plazo | Conserva lo que cubría | Sí |
| La cuenta de quien se fue, borrada hace seis meses | No: pasaron los 30 días | Solo si alguna la cubría | Sí, si la copia la incluía |
| Un correo de hace dos años para una disputa | No | Si la directiva lo cubría, se encuentra | Sí, si la copia llega a esa fecha |
Retener no es lo mismo que restaurar. Las retenciones sirven para conservar y encontrar información en una investigación; dejar un buzón o un sitio como estaba un día concreto es trabajo de una copia. La propia Microsoft lo separa: en su copia de seguridad, las directivas de retención y eliminación de Purview no afectan a la ventana de recuperación, que queda aislada de ellas.
¿Qué es Microsoft 365 Backup y en qué se diferencia de una copia externa?
Es la copia de seguridad que vende Microsoft para Exchange, OneDrive y SharePoint: puntos de recuperación cada 10 minutos, una ventana de 3 meses a 2 años y 0,15 USD por GB y mes. Sus datos no salen de Microsoft 365. Una copia externa vive en otro proveedor, fuera de tu cuenta de Microsoft.
| Qué | Microsoft 365 Backup | Copia externa |
|---|---|---|
| Dónde viven las copias | Dentro del límite de confianza de datos de Microsoft 365 | En otro proveedor, fuera de tu cuenta de Microsoft |
| Qué copia | Buzones de Exchange, cuentas de OneDrive y sitios de SharePoint | Lo que cubra cada herramienta: pregúntalo |
| Puntos de recuperación | Cada 10 minutos; en OneDrive y SharePoint, las dos últimas semanas, y después semanales | Los que configure cada herramienta |
| Ventana de recuperación | De 3 meses a 2 años; 1 año por defecto | La que contrates |
| Si alguien retira las copias desde la herramienta | 90 días de gracia para recuperarlas y aviso a varios administradores | Depende de que las credenciales sean otras |
| Cómo se paga | Por uso: 0,15 USD por GB y mes; restaurar es gratis | Según el proveedor |
0,15 USD
por GB y mes cuesta Microsoft 365 Backup, con pago por uso en lugar de licencia por usuario y restauraciones gratuitas, según su documentación de agosto de 2026.
No es una mala opción ni la única. Que las copias se queden dentro de Microsoft 365 permite restaurar deprisa, que es lo que destaca la documentación de Microsoft 365 Backup, y Microsoft dice que se guardan en almacenamiento de solo anexión: lo copiado no se puede modificar después. Lo que no cubre es el caso en que el problema alcanza a todo lo que tienes con un proveedor: para eso CISA recomienda valorar otra nube para las copias. Y la guía de copias de INCIBE recuerda que es habitual que los propios proveedores de aplicaciones en la nube ofrezcan su copia.
¿Qué hay que copiar de Microsoft 365?
El correo de todos los buzones, también los de quien ya no está; el OneDrive de cada persona; los sitios de SharePoint, y lo que el equipo guarda en Teams si lo usáis para trabajar. Microsoft 365 Backup cubre Exchange, OneDrive y SharePoint; de cualquier otra copia, pregunta qué incluye y hasta qué día restaura.
Qué se copia
- Todos los buzones de Exchange Online, también los compartidos
- El OneDrive de cada persona
- Los sitios de SharePoint
- Lo que se guarda en Teams, si se trabaja ahí
- Las cuentas nuevas, sin tener que añadirlas a mano
Cómo se recupera
- Un correo o un archivo suelto
- Un buzón o un sitio entero, a un día concreto
- A su sitio o a otro, sin pisar lo actual
Dónde y cuánto tiempo
- La ventana que necesitas para volver atrás, por escrito
- Con credenciales distintas de la cuenta de administración diaria
- Si es externa, en qué país están los datos
Prueba
- Una restauración de prueba con fecha, cambiando lo que se restaura
- Un acta con el tiempo que llevó y quién la hizo
En Talvit, la cuota de 29 € por puesto y mes incluye el filtro de correos trampa en Microsoft 365 y la copia del puesto con restauración probada; la copia y el archivo del correo de Microsoft 365 se presupuestan aparte. Cómo proteger la cuenta para que nadie la use para borrar, en la guía de seguridad de Microsoft 365.
¿Cómo se comprueba que la copia de Microsoft 365 se puede restaurar?
Restaurando de verdad, con fecha. Elige un buzón o un sitio distinto cada vez, recupéralo en otra ubicación sin pisar el original, comprueba que están los correos y archivos del día esperado y apunta cuánto tardó. Esa acta prueba ante un cliente o una aseguradora que la copia funciona.
Elige qué restaurar: un buzón, una carpeta de correo, una cuenta de OneDrive o un sitio de SharePoint.
Restáuralo en una ubicación nueva, sin sobrescribir lo actual, y anota la hora.
¿Aparecen los correos y archivos del día que esperabas?
- Sí
- Apunta el tiempo y el resultado.
- No
- La copia tiene un hueco: averigua desde cuándo.
¿El tiempo cabe en lo que tu empresa aguanta sin ese buzón o ese sitio?
- Sí
- Guarda el acta con fecha.
- No
- Ajusta la copia o el plazo, por escrito.
Cuánto puede tardar y desde qué día tiene que recuperar son el RTO y el RPO de tu correo; cómo se fijan y cómo se escribe el acta, en la guía del RTO y el RPO. Si usas Google en vez de Microsoft, los plazos están en la copia de seguridad de Google Workspace, y la lógica general, en copias de seguridad que se recuperan.
Lo que esta guía no cubre
- La configuración de seguridad de Microsoft 365: la cubre la guía de seguridad de Microsoft 365.
- Qué herramienta de copia externa elegir: depende de cuántos buzones y sitios tengas y de dónde quieras los datos.
- Cuánto tiempo hay que conservar cada correo por ley, que depende del tipo de documento y no de la herramienta.
Preguntas frecuentes
¿La papelera de Outlook no basta?
Para errores recientes, sí. Pero lo que sale de Elementos eliminados se purga a los 14 días por defecto, 30 como mucho, y un borrado que se descubre al cierre del trimestre ya no está.
¿Y si mi empresa usa Google Workspace?
Aplica lo mismo con otros plazos: 30 días de papelera y 25 más para el administrador. Están en la guía de la copia de seguridad de Google Workspace.
¿Dónde se guarda una copia de Microsoft 365?
Depende de la herramienta. Microsoft 365 Backup la guarda dentro de Microsoft 365; una copia externa, en otro proveedor. Lo importante es que no caiga con la cuenta que protege: credenciales distintas y, si se puede, otra nube.
¿Microsoft 365 Backup va incluido en la licencia?
No va en la licencia por usuario: según Microsoft, es una oferta de pago por uso que se cobra por consumo, 0,15 USD por GB y mes a agosto de 2026.
Fuentes
- Microsoft Learn, «Responsabilidad compartida en la nube» (agosto de 2026), consultado el
- Microsoft Learn, «Carpeta Elementos recuperables en Exchange Online», consultado el
- Soporte de Microsoft, «Restaurar elementos eliminados de la papelera de reciclaje del sitio de SharePoint», consultado el
- Soporte de Microsoft, «Restaurar archivos o carpetas eliminados en OneDrive», consultado el
- Microsoft Learn, «Restauración de un usuario en el Centro de administración de Microsoft 365» (enero de 2026), consultado el
- Microsoft Learn, «Retención y eliminación de OneDrive» (junio de 2026), consultado el
- Microsoft Learn, «Información general sobre la Copia de seguridad de Microsoft 365» (agosto de 2026), consultado el
- CISA, #StopRansomware Guide (septiembre de 2023), consultado el
- INCIBE, «Copias de seguridad: una guía de aproximación para el empresario» (2018), consultado el
Registro de cambios
- : Publicación.
- : Reescrita entera: los plazos de recuperación de Microsoft con su fuente, la baja de un empleado, Microsoft 365 Backup frente a una copia externa y cómo probar la restauración.
- : Precio: desde el 30 de octubre hay un solo precio, 29 € por puesto y mes, en lugar de tres planes; lo que va fuera de la cuota se presupuesta aparte.
